Artikel 3/3 – eHealth implementatie

Artikel 3. Overgang naar beheer

17 maart 2023

Na een succesvolle eHealth implementatie start de periode na livegang. In artikel 1 en 2 uit dit drieluik zijn het voortraject en het implementatietraject al besproken. In dit 3e artikel gaan we in op de overgang naar beheer. Want wanneer de implementatie is afgerond en de gebruikers in het proces zijn opgeleid, dienen zich nieuwe uitdagingen aan. Zo wordt er onvoldoende tijd besteed aan de borging, monitoring en optimalisatie. Benieuwd waarom dit belangrijk is? Lees dan snel verder.

Borging projectresultaat

Borging van projectresultaat is het proces van het veiligstellen en handhaven van de resultaten van een project nadat de implementatie is voltooid, om ervoor te zorgen dat de beoogde voordelen blijvend zijn. Dit omvat het monitoren van de prestaties, het nemen van corrigerende maatregelen en het waarborgen van de duurzaamheid van de implementatie.

Zorg voor een soepele overgang naar de beheerfase met duidelijke afbouw van de projectfase en tijdige overdracht naar functioneel beheer. Het einde van het project betekent natuurlijk niet het einde van werkzaamheden. Projectengroepen worden opgeheven en hun taken en verantwoordelijkheden moeten opnieuw verdeeld worden binnen de organisatie. Daarnaast is een effectieve en efficiënte communicatie tussen projectmanagement, beheer en gebruikers enorm belangrijk voor een succesvolle borging. Denk hierbij aan de volgende vragen:

Wordt het beheer centraal of decentraal belegd?
Hoe wordt de informatie overgedragen?
Wordt het beheer al tijdens de implementatie meegenomen of laat je dit pas later aansluiten?
Heeft naast beheer ook de gebruiker een proactieve rol?
Wie is verantwoordelijk?

Voor de borging van het projectresultaat is het belangrijk om duidelijk te hebben wie de eigenaar is van het resultaat. Wie is verantwoordelijk? Wie is het aanspreekpunt? Het kan ook zo zijn dat bijvoorbeeld de CMIO verantwoordelijk is voor het resultaat en dat er per afdeling een aanspreekpunt is.

Beheer

Na het afronden van een project zijn er veel zaken die aandacht blijven vragen, zoals het verder ontwikkelen van systemen, veranderende wettelijke eisen, vervagende gebruikerskennis en nieuwe medewerkers die moeten worden opgeleid. Om te voorkomen dat de beoogde resultaten van de implementatie hieronder lijden, is het belangrijk om afspraken te maken over het beheer. Dit omvat onder andere een helpdesk, het testen van updates, implementatie van nieuwe functionaliteiten, superusers en training voor nieuwe medewerkers.

Als beheerder is het belangrijk om regelmatig contact te hebben met de eindgebruikers. Zo ben je zichtbaar te op de afdeling en krijg je een goed inzicht in wat er speelt op de afdeling. Pas in gesprek met gebruikers ontdek je waar zij echt tegenaan lopen. Dit maakt het mogelijk om problemen op te halen op een laagdrempelige manier en biedt gebruikers een duidelijk aanspreekpunt bij problemen. Dit resulteert in een snelle en persoonlijke oplossing van problemen.

Superusers spelen een cruciale rol in het gebruikersbeheer. Ze zijn de vraagbaak, instructeur, communicatiekanaal en coördinator op de afdeling. Daarnaast kunnen ze ook bijdragen aan het beheer en de ontwikkeling van de applicatie. Superusers testen nieuwe versies en geven feedback over nieuwe functionaliteiten, en kunnen ook zelf verbetervoorstellen doen.

Monitoring

Om het beoogde effect van een innovatie te behalen, is monitoring met duidelijk gedefinieerde KPI’s van belang. Ook kwalitatieve vragenlijsten en logging gegevens kunnen gebruikt worden. KPI dashboards geven belangrijke data visueel weer als stuurinformatie. Bij afwijkingen kan het probleem zo snel achterhaald worden en de juiste acties in gang worden gezet om dit op te lossen. Maak duidelijke afspraken over wie de metingen uitvoert en wie wat met de informatie gaat doen. Structureel monitoren zorgt voor tijdige bijsturing indien nodig.

Kortom, met zorgvuldige aandacht voor borging, beheer en monitoring kunnen in deze fase de inspanningen die gedaan zijn in het voortraject en de implementatiefase worden omgezet in tastbare resultaten.

Meer weten?

Weten wat er nodig is om een eHealth oplossing succesvol te implementeren in jouw ziekenhuis? Neem contact op met Erik Buursink erik.buursink@pinkzlc.nl| 0643392871.

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Erik Buursink
Relatiemanager

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Erik op 06 4339 2871
Of e-mail naar Erik.Buursink@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in: