Polikliniek van de toekomst

Één manier van werken, patiënt aan het stuur

De druk op de zorg neemt toe, terwijl patiënten gemak, duidelijkheid en regie verwachten. Veel ziekenhuizen pakken deze uitdagingen projectmatig aan. In de afgelopen jaren zijn wij bij onze klanten vaak de term polikliniek van de toekomst tegengekomen: een uniforme en toekomstbestendige inrichting van processen voor alle poliklinieken, gedragen door een naadloze digitale patiëntreis en sterke adoptie op de werkvloer. In dit artikel beschrijven wij belangrijke bouwstenen die de poli van de toekomst tot een succes maken.

Waarom uniformiseren?

In veel ziekenhuizen doorloopt een patiënt per poli een andere patiëntreis. Afspraakcodes en tijdsblokken wijken af, planningsregels zijn per poli eigen gemaakt. Dat geeft variatie in administratieve stappen, maakt beheer zwaar en zorgt niet voor een betere ervaring voor de patiënt. Door waar mogelijk het poliproces te standaardiseren en digitaliseren ontstaat een herkenbare patiëntreis. Dit zorgt voor een minder complexe beheerstructuur en gemakkelijkere vergelijking van stuurinformatie.

Uniforme bouwstenen, dezelfde principes per poli

Om de poli van de toekomst tot een succes te brengen zijn onderstaande punten van belang:

1. Digitale patiëntreis

Door de patiëntreis te digitaliseren wordt de patiënt meer in regie gezet. Zij plannen en wijzigen afspraken online binnen de kaders van het zorgpad, checken vooraf digitaal in, controleren persoonsgegevens en ronden vragenlijsten af, en bij aankomst volstaat het scannen van een code bij de aanmeldzuil, of geheel inchecken via de HiX Patiëntapp. Door verschuiving van deze handelingen komt er meer tijd vrij op de werkvloer wat de kwaliteit van zorg ten goede komt.

2. Actuele wachttijd in de wachtkamer

Veel ziekenhuizen maken nog geen gebruik van de wachtkamer functie in HiX. Als dit in gebruik is wordt altijd de actuele wachttijd getoond richting de patiënt. Het geeft de patiënt duidelijkheid wat de patiëntvriendelijkheid ten goede komt.

3. Werken met maps

Een grafische weergave van kamers en wachtruimtes vervangt het traditionele werkblad. De grafische weergave is overzichtelijker en patiënten kunnen gekoppeld worden aan resources (artsen, spreekkamers, wachtkamers).

4. Uniforme regels voor afspraakcodes

Elke poli zal afspraakcodes op zijn eigen manier aanmaken. In veel gevallen is een afspraakcode niet nodig, hierdoor ontstaat wildgroei. Hierdoor zijn poli breed afspraken nodig wanneer een afspraakcode nodig is in het planproces of niet. Door deze set regels heeft iedere poli dezelfde structuur en blijven afspraakcodes beter beheersbaar. Ook kan vanuit breder perspectief bepaald worden wanneer afwijkingen hierin noodzakelijk zijn. Denk hierbij bijv. aan afspraakcodes aan te laten sluiten op zorgpaden voor het digitaliseren van folders en vragenlijsten.

5. Efficiënter capaciteit management

BlauwdrukkenAls een plek voor een bepaalde tijd nog niet gevuld is kan dit gebruikt worden voor een andere afspraak. Op deze manier ontstaan er geen gaten in de programma’s.

Polimanager is een nieuwe functionaliteit in HiX die ervoor zorgt dat de kamerbezetting optimaal gebruikt wordt. Vooral voor ziekenhuizen waar spreekkamers gedeeld worden is dit een handige functionaliteit. Door programma’s naar de juiste kamer te slepen heeft de patiënt altijd de goede wachtkamer.

Adoptie en borging op de werkvloer

Naast implementatie van bovengenoemde bouwstenen is adoptie en borging op de werkvloer belangrijk. Hiervoor zijn procesbeschrijvingen met duidelijke rolverdeling en eigenaarschap van belang met een duidelijk wijzigingsproces en werkafspraken. Verbinding op de werkvloer is belangrijk met daarbij aangewezen key-users. Korte lijnen tussen de werkvloer, beheer en lijnorganisatie.

Wat levert dit op?

Voor patiënten betekent dit eigen regie, transparantie over wachttijd en een soepele route door het ziekenhuis. Voor medewerkers betekent dit minder administratie, minder zoeken en minder werkdruk. Voor de organisatie betekent dit minder kosten, betere benutting van capaciteit en een fundament om verder te digitaliseren.

Onze rol

Wij zijn gespecialiseerd in de benodigde inrichting en aanpak voor de poli van de toekomst. Na analyse en advies helpen wij onze klanten ook met het inrichten en optimaliseren van de eerder benoemde bouwstenen, adoptie op de werkvloer en verdere borging. Wij kijken mee op de polikliniek, trainen werknemers, en maken daarmee het dagelijks werk eenvoudiger.

Klaar om de volgende stap te zetten in de polikliniek van de toekomst? We laten graag zien hoe dit er in de praktijk uitziet en wat nodig is om dit te laten landen op de werkvloer. Neem contact op met Renate en ontdek de mogelijkheden.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
Managing Director

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in