Vijf succesfactoren voor een succesvolle LIS‑implementatie

Inzichten uit de praktijk

Een Laboratorium Informatie Systeem (LIS) vormt het digitale hart van elk laboratorium. Het ondersteunt de volledige diagnostische keten: van monsterontvangst tot rapportage, van kwaliteitscontrole tot koppelingen met analyzers en EPD’s. Door verouderde of niet optimaal werkende systemen groeit de noodzaak voor laboratoria om LIS‑systemen te moderniseren of te vervangen.

Tegelijkertijd behoren LIS‑implementaties tot de meest complexe IT‑trajecten voor laboratoria. Ze raken vrijwel alle werkprocessen, vereisen intensieve samenwerking tussen IT en laboratoriumprofessionals en hebben directe impact op patiëntveiligheid en continuïteit. Op basis van onze ervaring in het begeleiden van LIS‑implementaties beschrijven we hieronder de belangrijkste lessons learned.

Tip 1. Bepaal of het echt alleen een LIS‑implementatie is

Veel trajecten starten met de veronderstelling dat het uitsluitend om een LIS‑vervanging gaat. In de praktijk blijkt echter dat een nieuw LIS bijna altijd impact heeft op de bredere IT‑ en zorgketen. Denk aan werkplekken, randapparatuur, koppelingen, infrastructuur en logistieke processen. Door deze bredere scope vroegtijdig te onderkennen, voorkom je verrassingen en ongeplande uitbreiding van het project.

Astrid Vreke – “De grootste winst zat niet in wat we wél oppakten, maar in wat we bewust buiten scope hebben gehouden. Door dat we dit vanaf het begin expliciet hebben gemaakt, bleef het project beheersbaar.”

Tip 2. Breng kritische afhankelijkheden en must‑haves in kaart

LIS‑implementaties zijn sterk afhankelijk van externe partijen, zoals leveranciers van o.a. analyzers en randapplicaties, hostingpartners en EPD‑teams. Tegelijkertijd raakt het systeem een groot aantal workflows en ketens binnen het laboratorium. Daarom is het essentieel om zowel het kritieke pad als de randvoorwaarden scherp te definiëren: inzicht in afhankelijkheden, duidelijke planningsafspraken en helder vastgelegde must‑haves voor veilige diagnostiek. Zodra de scope ven het project is vastgesteld, dient deze leidend te zijn. Leg daarbij vooraf vast onder welke omstandigheden wijzigingen of uitbreidingen gerechtvaardigd zijn. Deze combinatie zorgt voor focus, voorspelbaarheid en betere besluitvorming gedurende het gehele traject.

Femke Lukassen – “Doordat de inrichting van de facturatiemodule niet medisch kritisch is, kreeg deze in onze GLIMS-implementatie geen prioriteit in de beginfase. Dit bleek achteraf een onhandige keuze, het zorgde niet alleen voor extra werk bij inrichten en testen, maar ook voor aanzienlijk herstelwerk na livegang.”

Tip 3. Voorkom dat je het oude LIS namaakt

Een veelgemaakte fout is het één‑op‑één overnemen van het bestaande systeem. Hierdoor blijven inefficiënte en verouderde processen bestaan en wordt onnodige complexiteit geïntroduceerd. In het verleden zijn mogelijk keuzes gemaakt in het oude LIS die in een nieuw LIS efficiënter kunnen worden ingericht. Daarnaast kan een één‑op‑één overname juist leiden tot extra handelingen voor eindgebruikers. Een implementatie biedt juist de kans om processen te optimaliseren, met een toekomstbestendige inrichting als resultaat.

Miriam Kattouw – “In mijn rol tijdens een Labtrain implementatie kijk ik naar hoe nieuwe LIS-functionaliteiten kunnen ondersteunen bij het verbeteren van werkwijzen. Door deze mogelijkheden in te zetten in plaats van bestaande werkwijzen één-op-één over te nemen, kunnen we de configuratie efficiënter inrichten en de beheerlast na livegang beperken.”

Tip 4. Zorg voor sterke verbinding tussen IT en het laboratorium

Een LIS‑implementatie raakt zowel de medewerkers als het systeem. Succes ontstaat wanneer er een verbinding is tussen IT en het laboratorium én wanneer gebruikers het systeem daadwerkelijk omarmen. Een verbindende rol helpt om de vraag achter de vraag te begrijpen, vertaalt behoeften van verschillende disciplines en zorgt voor betere samenwerking en besluitvorming. Door gebruikers, bijvoorbeeld in de rol van key-user of superuser, vroegtijdig te betrekken, zijn zij vanaf het begin aangehaakt en voelen zij zich medeverantwoordelijk voor het resultaat. Tegelijkertijd is adoptie cruciaal: gebruikers moeten het LIS begrijpen, vertrouwen en effectief kunnen toepassen in hun dagelijkse werk. Gerichte aandacht voor adoptie, bijvoorbeeld via ondersteuning en inzet van key-users, doelgerichte opleidingen, vragenuurtjes, workshops, zorgt voor een soepele overgang, minder fouten en hogere tevredenheid bij medewerkers.

Anastasia Smolinsky – “Succesvol gebruik van een nieuw LIS zit niet in een eenmalige training, maar in het stap voor stap vertrouwd raken met het systeem. Pas als iedereen, van bloedafname tot analist, goed is meegenomen, wordt de verandering breed gedragen.”

Tip 5. Reserveer tijdig aandacht voor beheer na livegang

De livegang markeert niet het einde, maar juist het begin van stabiel gebruik en doorontwikkeling. Voldoende aandacht voor beheer, documentatie, monitoring en wijzigingsprocessen is essentieel om continuïteit te waarborgen en het systeem structureel te verbeteren. Veel organisaties onderschatten de impact van deze fase. Zonder voldoende aandacht voor beheer bestaat het risico dat issues zich opstapelen, gebruikers vertrouwen verliezen en de voordelen van het nieuwe systeem onvoldoende worden benut. Een sterke start van de beheerfase zorgt er daarmee niet alleen voor dat het systeem stabiel blijft functioneren, maar ook dat de organisatie blijvend waarde haalt uit de implementatie.

Vincent van Steeg (Unilabs) – “Beheer inregelen kost tijd, als je deze neemt om de afstemming te vinden creëer je rust en stabiliteit. Onze interne beheerders konden zich, mede door de inzet van Pink consultants, focussen op de opvolging van complexe vraagstukken.”

Conslusie

Een succesvolle LIS‑implementatie is geen puur technisch project, maar een organisatiebrede verandering. Het raakt processen, mensen, technologie en samenwerking binnen de zorgketen. Organisaties die investeren in heldere scopebepaling, inzicht in afhankelijkheden, duidelijke prioriteiten, sterke samenwerking, adoptie en goed beheer, vergroten de kans op een toekomstbestendig systeem aanzienlijk.

Meer weten over succesvolle LIS‑implementaties?

Sparren over een LIS‑traject of verkennen welke aanpak het beste past bij jouw organisatie? Wij denken graag mee. Neem contact op met Amber Kremer.

“Persoonlijk contact? Neem contact met mij op”

Amber Kremer
Manager Laboratoria

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Amber op 06 4339 2771
Of e-mail naar amber.kremer@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in