5 Tips voor functioneel beheer

5 Tips voor gedegen functioneel beheer van een EPD

23 juni 2020

Het belang van functioneel beheer neemt binnen ziekenhuizen de laatste jaren steeds meer toe, omdat zorgprocessen meer en meer digitaal worden gestandaardiseerd. Het vereist kennis en vaardigheden van functioneel beheerders om de wensen van zorgprofessionals aan te laten sluiten op de gestandaardiseerde mogelijkheden van een elektronisch patiëntendossier (EPD). Functioneel beheer wordt vaak beschouwd als de uitvoerende en operationele tak van een ICT-afdeling. Zij hebben dan ook vaak hun dienstverlening ingericht als IT-afdeling, terwijl de dienstverlening juist moet aansluiten op de zorgprocessen waarvan de zorgprofessionals eigenaar zijn. Kortom, twee groepen specialisten die dezelfde taal willen spreken, maar moeite hebben om de juiste woorden te vinden.
In dit artikel geven wij u vijf handige tips voor het functioneel beheer van uw ziekenhuis.

Tip 1: Creëer de juiste focus

Zorg ervoor dat het functioneel beheer de zorgprocessen als focus heeft. Functioneel beheer is immers een ondersteunende dienstverlening aan de zorg. Een goed instrument hiervoor is focusweken, waarin alle incidenten van een specialisme of een integraal zorgproces in korte tijd gestructureerd worden opgelost. Daarbij kan een agile manier van werken zinvol zijn om deze focus bij de beheerders te vergroten door in een iteratieve cyclus van meerdere weken te werken. Het beheerteam lost samen met de zorg de incidenten op in een periode van twee tot vier weken. Naderhand kan gekeken worden of de doelstellingen behaald zijn en waar behoefte is aan verscherping.

Tip 2: Kijk verder dan alleen EPD-werkzaamheden

Zorgprofessionals hebben ook informatiebehoeften op het verbeteren van procedures, overzichtelijke documentatie van richtlijnen en protocollen. De waarde hiervan mag dus zeker niet worden onderschat. Geef uw functioneel beheerders de ruimte om naast hun dagelijkse EPD-werkzaamheden, zich bijvoorbeeld ook bezig te houden met het verbeteren van procedures, het maken van instructiemateriaal (video’s en handleidingen), het verzorgen van cursussen en opleidingen voor eindgebruikers of het verder aanscherpen van werkinstructies.

Tip 3: Sta in contact met de zorg

Blijf in gesprek met de zorgprofessionals en ga op zoek naar de behoeften vanuit de zorg. Alleen met de waardevolle inbreng en betrokkenheid van verpleegkundigen en artsen is de inrichting van het EPD te optimaliseren. Maak als functioneel beheer op regelmatige basis afspraken met key-users en proceseigenaren, zodat het EPD en de dienstverlening beiden continu verbeteren. Op deze manier krijgt u niet alleen een breed draagvlak voor nieuwe IT-oplossingen, maar worden oplossingen ook daadwerkelijk gebruikt op de werkvloer. De zorg is nu immers onderdeel van de oplossing, een belangrijke factor om vertrouwen te krijgen in de dienstverlening van uw functioneel beheerders.

Tip 4: Maak tijd vrij voor functioneel beheerders in ICT-projecten

Laat functioneel beheerders relevante posities bekleden binnen de (ICT-) projecten van het ziekenhuis en geef hen hiervoor tijd naast reguliere EPD-werkzaamheden. Hiermee voorkomt u dat deze grote projecten aansluiting missen op de zorgprocessen. Uw functioneel beheerders zijn namelijk het scharnierpunt tussen de zorg en de ICT-afdeling. Met een stevige afbakening van functioneel beheer binnen ICT-projecten worden de belangen van de zorgverleners uiteindelijk ook beter behartigd, en zal daarmee de uitkomst van veel projecten verbeteren.

Tip 5: Vier samen het succes

Vier als functioneel beheerteam samen met de zorg en het management ook de behaalde successen. Verleg hierbij de focus op factoren zoals tevredenheid, productiviteit, effectiviteit en efficiëntie, in plaats van uitsluitend “traditionele” ICT-aspecten te vieren (denk aan het aantal afgehandelde incidenten, beschikbaarheid van een applicatie).

Onze ervaring op het gebied van functioneel beheer

PinkRoccade Ziekenhuizen heeft ruime ervaring met functioneel beheer voor verschillende ziekenhuizen en klanten. Wilt u meer informatie over de mogelijkheden voor uw zorgorganisatie? Neem dan contact op met Renate Steenvoorden (Renate.Steenvoorden@pinkroccade.nl | +316 2732 1909).

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in