5 Tips voor optimalisatie XDM

Efficiënter werken met XDM

26 januari 2021

Het delen van beelden en verslagen door middel van DVD’s of per fax is niet meer van deze tijd. Inmiddels zijn alle ziekenhuizen in Nederland aangemeld bij Twiin en delen 52 van de 74 ziekenhuizen hun beelden en verslagen via XDM. Veel ziekenhuizen werken dus al met XDM en ook onze collega’s zijn hier inmiddels goed mee bekend. Uit onze ervaringen hebben wij onze top 5 optimalisatie tips verzameld.

1. Keuze voor centrale of decentrale uitvoer.

Voorafgaand aan de implementatie wordt bepaald of de uitvoer van XDM centraal of decentraal belegd wordt. De keuze voor een centrale of decentrale uitvoer kan tussentijds gewijzigd worden. Door het analyseren van deze keuze kan de werkdruk beter verdeeld worden of kan er efficiënter gewerkt worden. Bij een centrale uitvoer kan de werkdruk op de ontvangende afdeling te hoog geworden zijn. Daartegenover kan bij de decentrale uitvoer het gebruik bij afdelingen te laag zijn waardoor de kennis bij de gebruikers wegzakt. Neem in de evaluatie ook de snelheid van het importeren mee. Gebeurt dit op tijd? Wie is hier verantwoordelijk voor? Is dit voor alle afdelingen de gewenste situatie?

2. Hoe ziet het opgenomen adresboek eruit?

Kijk hierbij naar de mate van gebruik per afdeling en de beschrijving per landingspagina. De keuze voor een eigen adres of het niet meer gebruiken van het adres kan bij de afdeling zelf gelegd worden. Vinden zij het de benodigde tijd en kosten voor het in stand houden van het adres waard of is het gebruik te laag?

Evalueer daarnaast, bij een decentrale uitvoer, of de beelden en verslagen op de juiste afdeling terecht komen. Kijk hierbij ook naar de beschrijving op de landingspagina. Hierin kan ook beschreven worden waar bepaalde beelden en verslagen heen moeten die herhaaldelijk verkeerd verstuurd worden. Overweeg daarnaast om een optie ‘overig’ toe te voegen voor afdelingen zonder eigen adres en waar bij twijfel de beelden en verslagen in gezet kunnen worden.

3. Proces bij verkeerde bezorging.

Aansluitend op punt twee adviseren wij om onderling afspraken te maken wanneer er beelden en verslagen naar een verkeerde afdeling gestuurd worden. Wij raden aan om hierbij de bestaande afspraken rondom een verwijzing te volgen. Deze vorm van gegevensuitwisseling zit namelijk dicht tegen het verwijzingsproces aan.

4. Autorisaties binnen XDM

Om de veiligheid van patiëntgegevens te waarborgen is het belangrijk beleid voor autorisaties in te richten en op te nemen in het autorisatie aanvraagproces. De autorisaties via HiX zijn gelijk gebleven maar de toegang tot de netwerkschijf dient apart ingesteld te worden. Is toegang voor het secretariaat voldoende of hebben artsen ook toegang nodig? Denk hierbij ook aan spoedgevallen buiten kantooruren. Het beheer en bijhouden van deze autorisaties kan opgenomen worden in het autorisatie aanvraagproces.

5. Is de notificatie e-mail ingesteld?

Zodra er beelden en verslagen voor een afdeling klaar staan, is het mogelijk hen een notificatie e-mail te sturen. Opvallend is dat dit niet altijd bij de implementatie ingesteld wordt. Gebruik bij een decentrale uitvoer een e-mailbox waar alle gebruikers die beelden en verslagen importeren toegang tot hebben. Dit om verantwoordelijkheid te verdelen en tijdige import zeker te stellen. Stel bij een centrale uitvoer ook een notificatie in op een e-mail adres dat ook buiten kantooruren beheerd wordt.

Met bovenstaande tips bespaart u veel tijd, werkt u efficiënter en waarborgt u zo veel mogelijk de veiligheid van de gegevens. Wij zijn benieuwd naar uw ervaringen! Welke optimalisaties heeft uw organisatie al doorgevoerd, en welke resultaten hadden deze optimalisaties? Wij gaan graag met u het gesprek aan! Neem hiervoor contact op met Renate Steenvoorden (Renate.Steenvoorden@PinkRoccade.nl | 06 2732 1909).

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in