COVID-19 screening via het patiëntenportaal

De implementatie en inrichting

20 oktober 2020

De tweede golf van COVID-19 is in volle gang. Als ziekenhuis en onze gehele maatschappij is de continuering van de zorg uiteraard erg belangrijk. Grip en inzicht op mogelijk besmette patiënten speelt hierbij een grote rol. Door patiënten preventief te vragen of zij COVID-19 symptomen hebben kan er voorafgaande een afspraak een risicoanalyse gemaakt worden en besloten worden om afspraken door te laten gaan of niet. De screening voor symptomen kan op meerdere manieren gedaan worden. Een goede manier is om het patiëntenportaal te gebruiken. In dit artikel nemen we een aantal van de vraagstukken rond de inrichting en implementatie hiervan door.

Wel of niet registreren?

De eerste belangrijke vraag om te stellen gaat over registratie. Is het van belang of wenselijk om het resultaat van de screening in het EPD te registreren? Vanuit infectiepreventie kan dit wenselijk zijn zodat een arts extra maatregelen kan nemen, een afspraak kan uitstellen of via video-consult plaats kan vinden of extra hygiëne wordt toegepast. Het geeft de zorgverleners een waarschuwing zodat zij op tijd en bewust keuzes rondom de zorg van de betreffende patiënt kunnen nemen.

Het registreren van het resultaat en het EPD roept wel wat vraagtekens op. Ten eerste vraag je patiënten op het patiëntenportaal in te loggen. Een deel van de patiëntengroep wil of kan dit niet, onder andere vanwege het gebruik van DigiD. Echter wordt het gebruik van het patiëntenportaal op deze manier wel gestimuleerd en zal dit toenemen. Een tweede vraagstuk is hoe om te gaan met begeleiders van patiënten. Deze zijn niet te benaderen voorafgaande een afspraak. Beide groepen zijn te triëren bij binnenkomst, door middel van een triagepunt of aanmeldzuil.

Triagepunt of aanmeldzuil

De groep patiënten die de vragenlijst niet via het patiëntportaal heeft ingevuld kan bij de ingang van het ziekenhuis getrieerd worden. Bij een triagepunt is het mogelijk om onderscheid te maken tussen patiënten met wel/niet een vooraf ingevulde vragenlijst. Dit kan door het inrichten van een groen vinkje, oranje vraagteken of rood uitroepteken als resultaat van de vragenlijst welke naar de patiënt gemaild wordt. Door een fast-lane in het triagepunt te maken voor patiënten met een uitkomst per e-mail wordt er voor alle partijen veel tijd bespaard.

Bij aanmeldzuilen is het mogelijk de vragenlijst met COVID-19 symptomen te koppelen aan het uitgeven van een afspraakticket. Wanneer een patiënt het ID-bewijs in de zuil steekt kijkt deze of de vragenlijst is ingevuld en niet ouder is dan 2 dagen. Is er geen antwoord geregistreerd wordt de vragenlijst alsnog getoond. Alleen bij een groen vinkje wordt een afspraakticket afgegeven. Bij een andere uitkomst wordt de patiënt verzocht naar de balie te gaan en overlegt deze met de betreffende poli. Hierbij wordt het antwoord van de patiënt niet geregistreerd in het EPD maar weet de poli wel wat het infectierisico is.

Technische inrichting

De inrichting van het preventief bevragen over COVID-19 symptomen is technisch niet moeilijk, echter raakt dit het hele ziekenhuis en werkafspraken. Doordat er vaak een tekort aan mensen en tijd is, wordt de implementatie uitgesteld. Deze inrichting bespaart niet alleen tijd, het geeft ook het ziekenhuis de verantwoordelijkheid van infectiegevaar in eigen handen. Daarom delen wij graag handige tips en weetjes wanneer u besluit hiermee aan de slag te gaan.

Patiënt wijzen op de vragenlijst via het patiëntenportaal. Door zo vroeg en zo vaak mogelijk patiënten op de vragenlijst te wijzen neemt de kans dat zij dit daadwerkelijk invullen toe. Noem dit bijvoorbeeld in de afspraakbevestigingsbrief, stuur de patiënt de dag voor de afspraak een e-mail dat het klaar staat en stuur een sms op de dag van de afspraak.
Uitkomst van de vragenlijst per e-mail versturen. Door een e-mail met het groene vinkje, oranje vraagteken of rode uitroepteken te sturen kan de patiënt deze makkelijk tonen op verzoek bij de ingang of polibalie.
In HiX werken met batches en beslisbomen. In HiX kan via overzichten batch-gewijs de COVID-19 vragenlijst klaargezet worden aan patiënten. Dit overzicht zoekt alle patiënten op die bijvoorbeeld de komende twee dagen een afspraak hebben in het ziekenhuis, en zet de vragenlijst klaar op hun portaal. Via een beslisboom kan er bepaald worden bij welke score er een order op de werklijst van de poli moet komen dat de patiënt COVID-19 verdacht is. Het secretariaat kan vervolgens beslissen wat er met deze patiënten gedaan wordt. Voor patiënten zonder symptomen wordt er geen order aangemaakt. Welke maatregelen er bij risicopatiënten genomen worden is ziekenhuis afhankelijk.
Onderscheid tussen verschillende risicogroepen. In de inrichting is het mogelijk om onderscheid te maken tussen verschillende risicogroepen van patiënten, op basis van de antwoorden die zij geven op de screening. Voor patiënten die op alle vragen ‘nee’ antwoorden is het dan de vraag of je die nog handmatig wilt beoordelen. Om de administratieve last zo laag mogelijk te houden is ons advies om bij deze patiënten volledig geautomatiseerd een ‘geen COVID-risico’ registratie aan te laten maken.

De inrichting voor het preventief bevragen van COVID-19 symptomen via het patiëntenportaal is vergelijkbaar met een MRSA order. Deze raakt het hele ziekenhuis en zijn aparte werkafspraken voor gemaakt. Technisch geen hoogstandje, maar tijdrovend. Tijd die ook op andere plekken nodig is. Deze inrichting kan echter ook tijd (en geld!) besparen. Wilt u bespreken hoe wij u kunnen ondersteunen en welke mogelijkheden er voor uw ziekenhuis zijn? Renate Steenvoorden helpt u graag (Renate.Steenvoorden@pinkroccade.nl | 06 2732 1909).

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in