Artikel 2/3 – eHealth implementatie

Artikel 2. De technische en functionele eHealth implementatie

8 maart 2023

Een goede ziekenhuiszorg kan niet zonder eHealth, zo blijkt uit het rapport van IGJ (21-12-2021). Een implementatieproject voor eHealth bestaat uit het voortraject en implementatietraject. Het implementatietraject bestaat weer uit vier fases: de voorbereiding, technische implementatie, functionele implementatie en de periode na livegang. Eerder vertelden we al meer over het voortraject, in het eerste artikel uit dit drieluik: Artikel 1/3 omtrent eHealth implementatie. In dit tweede artikel bespreken we de technische en functionele implementatie en belangrijke componenten van het implementatietraject als geheel.

Technische implementatie

Tijdens de technische implementatie ligt de focus op migratie, koppelingen en techniek om zo de eHealth functionaliteit werkend te krijgen. Een goede samenwerking tussen interne en externe medewerkers is hierbij van belangrijk. Dit omvat niet alleen de samenwerking tussen het ziekenhuis en de softwareleverancier, maar ook de integrale samenwerking tussen ICT en zorgprofessionals.

Vaak zien we dat er bij de implementatie niet voldoende rekening gehouden is met de eindgebruiker en de aansluiting bij de zorgprocessen. Het is daarom essentieel om de werkprocessen al tijdens het voortraject en de voorbereiding in kaart te brengen zodat de implementatie goed kan worden afgestemd op de specifieke vraag. Om te voorkomen dat kennis verloren gaat na de implementatie, is het daarnaast van belang dat de inrichtingskeuzes gestructureerd worden vastgelegd.

Functionele implementatie

Tijdens de functionele implementatie ligt de focus op de werkprocessen en de eindgebruikers. De nieuwe functionaliteit moet worden geïntegreerd in het werkproces. Medewerkers moeten worden geschoold in het gebruik hiervan.

Pilotstudie

Iteratief en kort-cyclisch werken is belangrijk in de implementatiewereld. Het houdt in dat je in kleine stappen lokale aanpassingen maakt en bijstuurt op basis van de eerste ervaringen. Pas na aanpassing van het proces op kleine schaal pas je dit toe op grotere schaal. Op die manier kan iedereen langzaam wennen aan de nieuwe technologie en de meerwaarde zelf ervaren.

In ziekenhuizen zien we dit principe terug in de vorm van pilots. Het doel hiervan is om zo efficiënt mogelijk feedback op te halen en de resultaten bepalen of de technologieën op grote schaal geïmplementeerd moeten worden.

Zoals in het eerste artikel ook besproken leidt verandering op de werkvloer vaak tot weerstand. Kies er daarom voor om innovators en early adopters in te zetten tijdens een pilot. Zij zullen de nieuwe technologie makkelijker omarmen en de kinderziektes accepteren. Deel positieve resultaten met anderen in de organisatie en laat enthousiaste medewerkers en cliënten fungeren als ambassadeurs voor de verandering om zo kruisbestuiving te creëren.

Scholing

Functionele implementatie vereist scholing van gebruikers, maar e-skills worden vaak onderschat als behoefte van zorgprofessionals. Waar als organiserende factor vaak wordt geredeneerd in termen van ‘niet willen’, ligt er in de praktijk bijna altijd ‘niet kunnen’ aan ten grondslag. Vaak zijn artsen niet voorbereid op een toekomst met ICT en was er geen aandacht voor eHealth in hun opleiding. Uit onderzoek blijkt dat de kennis van zorgmedewerkers op dit gebied omhoog moet. E-learning in de zorg biedt een mooie kans om dit te bereiken (RIVM, 2021).

Implementatietraject als geheel

Verandermanagement

Kennis van verandermanagement is essentieel voor succesvolle implementatie van innovatie. Verandermanagement gaat over het succesvol initiëren, realiseren en invoeren van blijvende veranderingen door aandacht te besteden aan zowel de harde aspecten zoals structuur, strategie en systemen en de zachte aspecten zoals emoties en gedrag.

Communicatie

Goede communicatie is cruciaal bij het creëren van draagvlak bij het projectteam en de eindgebruikers. Informeren is een veelgebruikte implementatiestrategie die zowel top-down als bottom-up moet worden ingezet. Het delen van (succes)ervaringen met de innovatie is een krachtige tool. Persoonlijk contact en het gebruik van een huisstijl, infographics en animaties via verschillende communicatiemiddelen werken verhelderend. Maak korte en eenduidige beschrijvingen, schema’s en visualisaties om grip te krijgen op de complexiteit van het project en als hulpmiddel bij communicatie met derden.

Evaluatie

Evalueer tijdens de implementatie continu of het beoogde effect behaald wordt. Houd hierbij rekening met wenselijke versus onwenselijke, directe versus indirecte en verwachte versus onverwachte effecten. Maak het delen van ervaringen gemakkelijk voor alle betrokkenen, zowel in formele als informele settings. Van gesprekken bij het koffiezetapparaat tot formele evaluatiemomenten.

Ook buiten georganiseerde momenten moeten ervaringen gedeeld kunnen worden, bijvoorbeeld door een ideeën box, (online) feedback tool of klaag- en jubelmuur. Zonder inbreng van de gebruikers kan geëvalueerd worden met loginformatie van het nieuw geïmplementeerde systeem. Deze loginformatie is voor de gewone gebruiker niet leesbaar, maar een goede leverancier kan een dashboard of rapport genereren waarop de informatie helder wordt weergegeven. Door dit te bespreken met gebruikers kunnen conclusies getrokken worden. Een laatste tip: zoek tijdens de evaluatie niet enkel naar verbeterpunten en valkuilen, maar sta ook stil bij de successen!

Klaar met de technische en functionele implementatie? In het derde artikel uit deze drieluik vertellen we meer over de overgang van de implementatiefase naar de beheer fase.

Meer weten?

Weten wat er nodig is om een eHealth oplossing succesvol te implementeren in jouw ziekenhuis? Neem contact op met Erik Buursink erik.buursink@pinkzlc.nl| 0643392871.

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Erik Buursink
Relatiemanager

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Erik op 06 4339 2871
Of e-mail naar Erik.Buursink@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in: