Succesvolle implementatie van de Zorgplatform verwijsmodule

5 tips voor projectleiders

Digitaal patiëntgegevens uitwisselen tussen zorginstellingen wordt steeds belangrijker. We zien echter dat dit met de huidige zorginformatiesystemen nog niet altijd mogelijk is, terwijl dit wel onderdeel is van de VIPP 5 doelstellingen (module 3). Er kan daarom gebruik worden gemaakt van de Zorgplatform verwijsmodule van ChipSoft. PinkRoccade Ziekenhuizen is betrokken bij verschillende (regionale) implementatieprojecten van deze verwijsmodule. Benieuwd hoe je deze module succesvol implementeert? Lees hieronder onze 5 belangrijkste tips.

1. Creëer draagvlak bij eindgebruikers

Zoals bij elke software implementatie is het cruciaal om draagvlak te creëren onder eindgebruikers bij de implementatie van de Zorgplatform verwijsmodule. Schets daarbij een duidelijk beeld van de meerwaarde en mogelijkheden van het product. Hierbij is het van belang dat duidelijk is wat het product kan, wat het product niet kan en welke ontwikkelingen rondom het product er nog aan zitten te komen. De Zorgplatform verwijsmodule is bijvoorbeeld goed voor het versturen van verwijsbrieven, lab uitslagen en PDF-bestanden, maar kan geen medische beelden verzenden.

Laagdrempelige supportkanalen, zoals een directe telefoonlijn en floorsupport, zijn nodig om het draagvlak te behouden. Zo ontvangt de gebruiker direct support als hij of zij er niet uit komt. Daarnaast is het aan te raden om het gebruik van de verwijsmodule zo gemakkelijk en laagdrempelig mogelijk te maken. Het versturen van een verwijzing binnen HiX is standaard alleen mogelijk vanuit een nieuwe consultregistratie. De ervaring leert echter dat de gebruiker ook graag los een verwijzing wil kunnen aanmaken. Een oplossing hiervoor is het toevoegen van een knop “verwijzen via Zorgplatform” in de bovenste knoppenbalk. Het inrichten van deze knop kan door het functioneel beheer van het ziekenhuis zelf gedaan worden via het onderhoud van de werksettings.

2. Breng de huidige verwijsstromen in kaart

Breng de verwijsstromen in kaart om de prioriteit van de implementatie via Zorgplatform te bepalen. Filter de types verwijzingen gekoppeld aan patiënt DBC’s om het aantal verwijzingen te bepalen. Definieer daarbij goed wat als een verwijzing geldt en filter bijvoorbeeld op verwijstype 6 om enkel niet-SEH patiënten te includeren die verwezen zijn vanuit andere instellingen. Maak gebruik van de overzichtsgenerator in HiX of een BI-oplossing om overzichten te maken.

3. Werk nauw samen met verwijzende ziekenhuizen

Neem de implementatie van de Zorgplatform verwijsmodule gezamenlijk op en bespreek van tevoren alle wensen. Maak duidelijke afspraken over meegestuurde informatie en betrek de eindgebruikers om ervoor te zorgen dat het product aansluit bij de verwachtingen. In alle huizen is het van belang dat er een projectleider en functioneel beheerder aanwezig is die elkaar weten te vinden. Zo kan het inrichten, testen en de livegang gezamenlijk opgepakt worden. Richt de verwijsstroom daarbij meteen in beide richtingen in, dus zowel van ziekenhuis A naar B als van ziekenhuis B naar A.

4. Train eindgebruikers in het gebruik

Om de zorgplatform verwijsmodule succesvol in te voeren is het belangrijk om eindgebruikers goed te trainen. Fysieke trainingssessies zijn een goede officiële aftrap, maar het kan uitdagend zijn om gebruikers vrij te plannen. Een instructievideo is een waardevol alternatief of aanvulling, omdat deze altijd beschikbaar is voor gebruikers wanneer zij een verwijzing verzenden of ontvangen. Zo kunnen zij snel en efficiënt gebruik maken van de verwijsmodule.

5. Plan evaluaties in na livegang

Plan na de livegang van de verwijsmodule evaluatiesessies met de eindgebruikers om hun ervaringen op te halen. Dit kan via een vragenlijst. In onze ogen zijn fysieke sessies echter waardevoller omdat deze constructieve discussies opleveren. Bij voorkeur een sessie met zowel verzendende als ontvangende ziekenhuizen voor een volledig beeld. Het monitoren van verzonden en ontvangen verwijzingen kan met het beschikbare overzicht binnen standaard content in HiX of door zelf een overzicht te maken op basis van de automatisch aangemaakte orders. Het is ook mogelijk om per specialisme een telling te doen. Door het monitoren en evalueren kan het gebruik worden bijgestuurd en verbeterd.

Meer weten?

Wil je meer weten over bovenstaande tips of heb je vragen over onze dienstverlening rondom de Zorgplatform verwijsmodule? Mitch Pelle vertelt je hier graag meer over. Stuur gerust een mail of neem telefonisch contact op: mitch.pelle@pinkzlc.nl | +31 6 4232 5659

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Mitch Pelle
Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Mitch op 06 4232 5659
Of e-mail naar mitch.pelle@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in