Artikel 1/3 omtrent eHealth implementatie

Artikel 1. Voortraject en voorbereiding van eHealth implementatie

14 juli 2022

Het implementeren van eHealth toepassingen gaat niet zonder slag of stoot. Uit ervaring weten wij dat soms essentiële stappen uit het implementatietraject worden overgeslagen. Dit kan resulteren in een onsuccesvolle implementatie of een geïmplementeerde eHealth toepassing welke niet het gewenste resultaat teweeg brengt. In een drietal artikelen gaan we in op het implementatietraject van eHealth toepassingen. Dit biedt handvatten en inzicht voor zorginstellingen om ook aan de slag te gaan met eHealth. De artikelen zijn gebaseerd op onze ervaring in de praktijk, maar ook de ervaringen van verschillende ziekenhuizen. In dit eerste artikel omschrijven we het implementatietraject vanuit een ziekenhuis en vindt u meer informatie over het voortraject en de voorbereiding van een eHealth implementatie. Artikel twee gaat over de functionele en technische implementatie en artikel drie over de nazorgfase.

Voortraject en voorbereiding van eHealth implementatie.
Voordat er gestart kan worden met een voortraject en de voorbereiding, is het belangrijk dat er een goede basis is. Deze komt terug in alle stappen rondom een implementatietraject en bestaat onder andere uit een visie en strategie, en het financiële aspect. Binnen de implementatie wordt er begonnen met het voortraject, hierin wordt de keuze gemaakt voor een eHealth toepassing en wordt de projectdefinitie afgebakend. Nadat dit gebeurt is, start de voorbereiding. Hieronder vallen het in kaart brengen van de werkprocessen, het verkrijgen van draagvlak en een communicatiestrategie opstellen.

Visie en strategie
Een visie en strategie omtrent innovatie en eHealth dragen bij aan succesvolle implementaties en vervolgens in een optimaal gebruik van de toepassingen. Een goede visie bevat tenminste de volgende drie aspecten:

De belangrijkste waarden en doelen van de organisatie in het gebruik van technologie.
De rol van technologie in de innovatiestrategie van de organisatie.
De doelgroepen waarvoor de organisatie eHealth-technologie wil gebruiken.

Het draagvlak kan versterkt worden door het aanstellen van een CNIO en/of CMIO als brug tussen beleidsvormers en zorgverleners. Deze persoon kan de wensen van de vakgroepen vertegenwoordigen. Zo zijn stakeholders vanaf het begin betrokken bij het project, door het aanstellen van een vertegenwoordiger kan er eenduidig beleid gevoerd worden, en kan daardoor een wildgroei van eHealth toepassingen voorkomen worden.

Financiering
Tijd en financiering spelen een belangrijke rol in het opstellen van het strategieplan en de stappen die daadwerkelijk genomen dienen te worden in het implementeren van eHealth toepassingen. Door in het meerjarig strategieplan onderwerpen op de agenda te zetten, kan in beeld gebracht worden welke middelen hiervoor nodig zijn. Bijvoorbeeld de aanschaf van software of trainingskosten, maar ook projectmedewerkers beschikbaar stellen. Toch sluit dit niet uit dat de financiën altijd toch nog een rol spelen. Een businesscase dient opgesteld te worden om inzicht te krijgen in de kosten en houvast te geven voor beslissingen. Subsidies ondersteunen bij het bekostigen van een implementatie; echter is het belangrijk om ook voor de periode na de subsidie de kosten te dekken door financiële middelen beschikbaar te hebben.

Voortraject

De implementatie van een eHealth toepassing start met een voortraject. We kijken hierbij naar een viertal stappen. Afhankelijk van verschillende factoren zoals de scope en stakeholders is er in meer of mindere mate een duidelijke afscheiding tussen de verschillende stappen. De stappen zijn:

Opstellen van pakket van eisen.
Analyseren van de impact.
Pakketselectie
Definiëren van het project.

Pakket van eisen
De eerste stap is om een pakket van eisen op te stellen. Met een vertegenwoordiger van de betrokken partijen stelt u een pakket van eisen op waaraan de eHealth toepassing moet voldoen. Hierbij kan bijvoorbeeld onderscheid gemaakt worden volgens de MoSCoW-methode om inzichtelijk te krijgen wat de prioriteit is van iedere eis:

Must haves: wat moet er in het eindproduct terugkomen.
Should haves: eisen die zeer gewenst zijn, maar ook zonder is het product bruikbaar.
Could haves: deze eisen komen alleen aan bod als er genoeg tijd voor is.
Would haves: deze eisen zullen niet in dit project aan bod komen, maar zijn interessant om te documenteren en in de toekomst te onderzoeken en implementeren.

Impactanalyse en stakeholder
Een impactanalyse brengt in kaart wat de consequenties zijn van de beoogde verandering en wat er aan mensen, middelen en organisatie nodig is om de verandering gecontroleerd door te voeren. Aansluitend op de impactanalyse kan een stakeholderanalyse gedaan worden. Stakeholders zijn er zowel intern als extern en kunnen gedurende het proces veranderen; daarom is het belangrijk de analyse regelmatig bij te werken.

Pakketselectie
Aan de hand van de visie en het pakket van eisen wordt een selectie gemaakt van producten die hierop aansluiten. Belangrijk is om verder te kijken dan het bekende, maar ook zeker naar andere zorginstellingen te kijken zodat het wiel niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Uiteindelijk wordt gekozen voor de eHealth oplossing waarmee het beoogde effect behaald gaat worden.

Projectdefinitie
Met de geselecteerde oplossing wordt een meetbare projectdefinitie opgesteld. Hierbij wordt ook de scope bepaald en een stappenplan om het einddoel te bereiken. Dit maakt de voortgang van het project overzichtelijk en werkt motiverend. Essentiële randvoorwaarden voor het project zijn de samenkomst van de wensen en eisen van de gebruikers (zorgverleners en de patiënt), de rol van andere zorgorganisaties binnen het netwerk, strategische prioriteiten van het ziekenhuis, wet- en regelgeving, capaciteit, mogelijkheden en beperkingen van de ICT-infrastructuur, privacy en security, financiën en de risico’s die het implementatietraject met zich meebrengt.

Voorbereiding

Wanneer de keuze is gemaakt voor een eHealth toepassing en de projectdefinitie afgebakend is, is het noodzaak om goed voorbereid aan de slag te gaan. Hieronder vallen het in kaart brengen van de werkprocessen, het verkrijgen van draagvlak en een communicatiestrategie opstellen.

Werkprocessen
Het in kaart brengen van de werkprocessen is belangrijk omdat het in gebruik nemen van een nieuwe eHealth oplossing hier invloed op gaat hebben. Naast het inzichtelijk krijgen van de werkprocessen dienen er ook concrete doelstellingen opgesteld worden. Hier zijn verschillende tools en werkwijzen voor.

In de zorg gaan de werkprocessen altijd door, dus het implementeren en in gebruik nemen van een nieuwe toepassing komt vaak als extra werk. Het is belangrijk dat er geanticipeerd wordt door tijd vrij te maken bij de werknemers of extra (tijdelijke) werknemers aan te nemen zodat er voldoende mankracht is om toegewijd bezig te zijn met de eHealth oplossing.

Betrokkenheid en communicatie
De implementatie van eHealth toepassingen raakt veel aspecten van de dienstverlening en zal vrijwel altijd verandering in de organisatie teweegbrengen. Juist daarom is het belangrijk om draagvlak te hebben voor het project. Om voldoende draagvlak te creëren is het belangrijk om een sterke businesscase te hebben. Door een erkend probleem op te lossen en iedereen deel uit te laten maken van de oplossing, creëer je draagvlak. Betrek belangrijke stakeholders daarom al vanaf de verkenningsfase om meer draagvlak te verkrijgen en mogelijke belemmeringen voor te zijn. Binnen verschillende ziekenhuizen merken ze dat enthousiaste medewerkers ook echt in staat zijn andere medewerkers aan te sporen. Soms zijn werknemers zelfs zo enthousiast dat ze eerder afgeremd moeten worden dan aangespoord. Enthousiaste medewerkers kunnen daarom ingezet worden als ambassadeur. Hoe snel een nieuwe toepassing en werkwijze geadopteerd wordt verschilt per afdeling en persoon.

Een duidelijke methodiek van projectmanagement leidt ook tot betrokkenheid. Zorg ervoor dat het duidelijk is wie de projectmanager is en hoe deze bereikt kan worden. Organiseer het project met een stuurgroep met de meest belangrijke stakeholder, een projectmanager, vertegenwoordigers van het projectteam en werkgroepen. In het geval van grotere implementaties kan er ook aan gedacht worden om een communicatieplan op te stellen.

Door vooraf na te denken hoe de eHealth toepassing geïntroduceerd gaat worden kunnen verassingen en weerstand worden voorkomen. Structurele en transparante communicatie zorgt ervoor dat men op de hoogte is van de voortgang en wat er gaat gebeuren. Per stakeholder kan de mate en wijze van communicatie verschillen. Het aanstellen en duidelijke communiceren van een vast aanspreekpunt over de nieuwe toepassing of verandering helpt met het wegnemen van koudwatervrees.

Conclusie

Alles samenvattend is het dus van belang om vanuit een heldere visie en strategie het project te starten. Voor een succesvolle implementatie is een goed doordacht voortraject en een gedegen voorbereiding van belang. Daarnaast is het draagvlak van alle betrokkenen belangrijk; uiteindelijk bepalen de organisatie, patiënten en zorgverleners samen het succes van de implementatie.

Klaar met het voortraject en de voorbereidingen? In het tweede artikel uit deze drieluik gaan we in op de belangrijkste stappen voor de functionele en technische implementatie van eHealth toepassingen. Lees hier wat wij zien als de fundamentele basis voor eHealth.

Wilt u weten wat er nodig is om een eHealth oplossing succesvol te implementeren in uw ziekenhuis? Neem dan contact op met Renate Steenvoorden renate.steenvoorden@pinkroccade.nl | 0627321909.

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in