Tip 1/6: Gebruikmaken van slimme standaardteksten

Optimaal gebruikersgemak van uw EPD (Tip# 1/6)

25 mei 2021

Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is de ruggengraat van de informatievoorziening binnen ziekenhuizen. Er wordt door veel verschillende gebruikers een veelvoud aan informatie toegevoegd, ingezien en verwerkt. Als functioneel beheerder is het mogelijk het gebruikersgemak te verhogen door soms maar kleine aanpassingen die het werkproces enorm kunnen verbeteren. Behandelaren werken daardoor efficiënter en besparen tijd met het instellen van slimme standaard teksten en PDMS-gebruikers hoeven niet in lange lijsten te zoeken met een opgeschoond PDMS.

Veel ziekenhuizen hebben vragen rondom het optimaliseren van het gebruikersgemak van het EPD om te tevredenheid van de gebruiker te verhogen. 60% van de tevredenheid over het EPD wordt bepaald door de gebruikers zelf en niet door de techniek. Daarom bundelen we onze antwoorden en ervaringen voor u in een reeks artikelen met concrete tips en handvatten voor een optimaal gebruik van het EPD HiX.

De volgende tips kunt u de komende weken verwachten:

Zes tips EPD optimalisatie PinkRoccade Ziekenhuizen

Tip 1/6: Maak gebruik van slimme standaardteksten

Om voor de gebruikers het EPD optimaal te laten werken, beginnen we bij de tip met de grootste registratielastvermindering. Door het instellen van slimme standaardteksten is het mogelijk dat informatie uit HiX automatisch wordt opgehaald en wordt toegevoegd aan vragenlijsten. Zo hoeven gebruikers deze informatie niet steeds opnieuw in te voeren. In HiX wordt veel gebruik gemaakt van standaardteksten in vragenlijsten, met name bij consultregistratie, medicatieaanvragen en orders aanmaken. Door deze standaardteksten slim te maken, wordt de belangrijkste informatie automatisch uit het EPD opgehaald. Hoe meer informatie gestructureerd in HiX wordt vast gelegd, hoe meer informatie hergebruikt kan worden. Dit resulteert in een enorme verlaging van de registratielast.

Toepassen van slimme standaardteksten

Er zijn meerdere concrete voorbeelden te geven waar het toepassen van slimme standaardteksten een enorme tijdswinst kan opleveren voor gebruikers. Bijvoorbeeld in de vragenlijst Oncologie Multidisciplinair Overleg (Oncologie MDO). Hierin dienen vragen ingevuld te worden met betrekking tot de anamnese en het lichamelijk onderzoek. De behandelaar moet standaard opnieuw de anamnese invoeren die ze al eerder ook in het consult hebben getypt. Het is mogelijk om in de vragenlijst een slimme standaardtekst aan te maken die de laatste anamnese ophaalt van het specialisme van de aanmelder van het MDO. Op dezelfde manier zijn ook het laatste lichamelijk onderzoek en/of aanvullend onderzoek op te halen. Een enorme vermindering van de registratielast voor gebruikers.

Alle standaardteksten in HiX zijn op deze wijze slimmer te maken. Er zijn expressies aan te maken voor alle belangrijke informatie over een patiënt. De enige voorwaarde voor het gebruik ervan is dat de gegevens die opgehaald worden ook daadwerkelijk in HiX zijn opgenomen. Een gestructureerde registratie van patiëntengegevens is hierin het sleutelwoord.

Hoe maak je standaardteksten in HiX slim?

Bij het aanmaken van een standaardtekst is het mogelijk om keuzevelden of vrije tekstvelden toe te voegen om de standaardtekst te personaliseren. Bij het opmaken van een standaardtekst wordt de cursor geplaatst waar het keuzeveld of vrije tekstveld moet worden ingevuld. Vervolgens wordt tussen twee haakjes de keuze of wat er vrij ingevuld dient te worden toegevoegd, bijvoorbeeld (keuze1/keuze2/keuze3) of (aantal milliliter). De tekst tussen haakjes geeft aan welke keuze gemaakt moet worden of welke informatie moet worden toegevoegd. Een keuzeveld of vrije tekstveld licht deze automatisch op in het blauw. Bij het selecteren van een standaardtekst worden alleen deze opgelichte onderdelen ingevuld.

Gebruik expressies

Door het toevoegen van een expressie aan de standaardtekst is het mogelijk om reeds bekende gegevens automatisch op te halen. Gebruikers met de juiste rechten hebben de mogelijkheid om keuzelijsten en invulvelden nog geavanceerder op te maken door gebruik te maken van deze expressies.

Stappenplan aanmaken slimme standaardtekst

Doorloop de volgende stappen voor het aanmaken van een slimme standaardtekst:

1. Maak een standaard platte tekst aan.
2. Zet de cursor op de plek in de tekst waar de opgehaalde informatie moet komen.
3. Klik op de knop ‘Expressie’.
4. Een venster opent zich waarin een expressie opgemaakt kan worden. De specifieke expressie bepaald welke informatie wordt opgehaald uit het dossier, zoals bijvoorbeeld het geslacht van de patiënt. Geef de expressie een naam. In dit voorbeeld ’geslacht’.
5. Voeg de expressie toe in het veld ‘Variabele waarde’ en sla deze op. De expressie voor het geslacht is: lower(ValueAsString(‘0000000000.Patient.Geslacht.Omschrijving’))
6. In de platte tekst is nu in blauw de naam ‘geslacht’ zichtbaar.
7. Sla de standaardtekst vervolgens op zodat gebruikers deze kunnen selecteren.

In de standaardtekst waar de expressie is aangemaakt wordt vervolgens het geslacht automatisch ingevuld zodat de gebruiker deze niet handmatig hoeft aan te passen.

Optimalisatie van het EPD is een continu proces

In het voortdurend veranderende speelveld van de zorg vraagt het optimaliseren van het werken met het EPD continue aandacht. Goede kennis van de (on)mogelijkheden van het EPD draagt bij aan een beter EPD-gebruik in uw organisatie en een verlaging van de registratielast voor zorgverleners. Zo hebben zij meer tijd om de beste zorg te leveren aan hun patiënten. PinkRoccade Ziekenhuizen heeft diepgaande HiX-expertise en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Meer weten hoe wij ook uw organisatie kunnen helpen bij het optimaliseren van het gebruikersgemak van het EPD? Neem contact op met Renate Steenvoorden (Renate.Steenvoorden@PinkRoccade.nl | 06 2732 1909) of vul hieronder het contactformulier in.

Vooruitblik naar tip 2: het aanbieden van lijstsjablonen

In de volgende tip gaan we een stap verder. Namelijk hoe meerdere standaardteksten gecombineerd kunnen worden in sjablonen. Deze kunnen in alle vragenlijsten gebruikt worden! Stay tuned…

Als eerste de tips in je inbox? Laat hieronder je gegevens achter en wij stellen je als eerste op de hoogte!

Ja, ik wil als eerste op de hoogte zijn van de tips over het gebruikersgemak van het EPD optimaliseren!

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen informatie over EPD gebruikersgemakoptimalisatie.

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in