Optimaal gebruikersgemak van uw EPD (Tip #6/6)

Contact opnemen

Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is de ruggengraat van de informatievoorziening binnen ziekenhuizen. Er wordt door veel verschillende gebruikers een veelvoud aan informatie toegevoegd, ingezien en verwerkt. Als functioneel beheerder is het mogelijk het gebruikersgemak te verhogen door kleine aanpassingen of tips die het werkproces voor de zorgverlener kunnen vereenvoudigen. Zorgverleners werken daardoor efficiënter en besparen tijd.

Tip 6/6: Digitale patiëntfolders- en vragenlijsten

Steeds meer ziekenhuizen zetten in op digitale patiëntcommunicatie. Het patiëntenportaal speelt daarin een grote rol, enerzijds als platform voor inzage van het eigen medisch dossier en anderzijds voor het faciliteren van deze digitale communicatie tussen het ziekenhuis en de patiënt. Hierbij valt te denken aan het toewijzen van digitale folders en vragenlijsten, directe communicatie via eConsult of het ontvangen van digitale afspraakbrieven. In dit artikel geven we een aantal tips over de manieren waarop digitale folders en vragenlijsten eenvoudig kunnen worden toegewezen aan patiënten.

Digitale vragenlijsten

Vragenlijsten kunnen op verschillende momenten in het zorgproces worden ingezet. Soms worden vragenlijsten gebruikt om voorafgaand aan een consult al informatie over de patiënt op te halen, andere lijsten worden weer gebruikt om de uitkomsten van de behandeling te evalueren.

Binnen de standaard content van HiX zijn er diverse vragenlijsten beschikbaar. Een vragenlijst die kan worden toegewezen aan patiënten zit opgenomen in een ‘e-zorgprofiel’. Er zijn generieke e-zorgprofielen per specialisme waar meerdere vragenlijsten in zitten. E-zorgprofielen kunnen ook zelf aangemaakt worden met daarin een eigen samenstelling aan standaard content vragenlijsten.

Het grote voordeel van het klaarzetten van digitale vragenlijsten, is de directe koppeling met het EPD. Zo is het mogelijk om bepaalde vragen en antwoorden van de patiënt op te halen in de consultregistratie. Zie hiervoor ook onze tip #4 over het ophalen van een beantwoording met behulp van een standaardtekst.

Tips voor het eenvoudig klaarzetten van digitale vragenlijsten

Er zijn verschillende manieren om een digitale vragenlijst klaar te zetten. Idealiter wordt het proces van klaarzetten zoveel mogelijk geautomatiseerd zodat het zo min mogelijk tijd behoeft van de zorgverlener. Hieronder volgen 2 tips voor het vereenvoudigd aanbieden van vragenlijsten:

1. Automatisch toewijzen via koppeling aan afspraakcode

Een e-zorgprofiel kan gekoppeld worden aan een afspraakcode, waardoor het e-zorgprofiel met daarin de vragenlijsten automatisch wordt toegewezen bij het inplannen van de afspraak. Dit is handig als er gebruik gemaakt wordt van een specifieke afspraakcode waarvoor ook specifieke vragenlijsten worden klaargezet. Via de mappingdefinitie EZorgprofielAfspraak kan dit worden ingesteld.

2. Gesjabloneerd toewijzen vanuit GLM (consultregistratie)

Er kan ook een e-zorgprofiel met vragenlijsten gesjabloneerd worden in een ordersjabloon. Die kan worden toegewezen vanuit de consultregistratie of GLM. Op die manier kan bij een reden van komst of diagnose, een suggestie gedaan worden van de toe te wijzen vragenlijsten. Hiervoor gebruik je de bouwsteen Ordersjabloon met daarin de order ‘Acties voor patiënt (Zorgportaal)’.

Digitale patiëntfolders

De meeste ziekenhuizen hebben de papieren patiëntfolders inmiddels gedigitaliseerd naar een web-versie. Op het patiëntenportaal kan een patiënt de toegewezen folder inzien. Dat is niet alleen fijn voor de patiënt die te allen tijde de folder kan inzien zonder deze kwijt te raken, maar ook voor de zorgverlener: die kan namelijk in het EPD zien of de patiënt de folder heeft geopend/gelezen. Dat kan door in het dossier van de patiënt, onder ‘EPD Dashboard’ via ‘Voorlichting/informed consent’ de toegewezen folder op te zoeken.

Tips voor het klaarzetten van digitale patiëntfolders

Net als bij toewijzen van vragenlijsten, is het wenselijk om waar mogelijk de folders geautomatiseerd aan te bieden. Hier zijn een aantal tips om het aanbieden van folders te vereenvoudigen:

1. Automatisch toewijzen via koppeling aan afspraakcode

Met de mappingdefinitie VoorlichtingAfspraak kan een folder gekoppeld worden aan een afspraakcode. Op het moment dat de afspraak gepland wordt, ontvangt de patiënt automatisch de folder.

2. Automatisch toewijzen via koppeling aan opnamesjabloon

Een folder kan ook gekoppeld worden aan een opnamesjabloon, via de mappingdefinitie VoorlichtingOpnSjabl. Bij het aanmaken van de opname wordt dan automatisch de folder klaargezet voor de patiënt.

3. Gesjabloneerd toewijzen vanuit GLM (consultregistratie)

Vanuit consultregistratie kan er een patiëntvoorlichtingspakket gemaakt worden. Dit kan worden toegewezen vanuit een GLM. Hierbij kunnen voorlichtingspakketten specifiek gemaakt worden voor een reden van komst of diagnose. Met de bouwsteen Patiëntvoorlichtingspakket kunnen één of meerdere folders in een keer worden toegewezen vanuit het consult.

Optimalisatie van het EPD is een continu proces

In de afgelopen maanden hebben wij u meegenomen in zes tips voor het optimaliseren van uw EPD. In het voortdurend veranderende speelveld van de zorg vraagt het optimaliseren van het werken met het EPD continue aandacht. Goede kennis van de (on)mogelijkheden van het EPD draagt bij aan een beter EPD-gebruik in jouw organisatie en een verlaging van de registratielast voor zorgverleners. Zo hebben zij meer tijd om de beste zorg te leveren aan hun patiënten.

Onze consultants hebben diepgaande HiX-expertise en zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Wij zijn in staat om optimalisaties in HiX te realiseren, om daarmee de kwaliteit van de registraties te verhogen en de administratielast te verminderen. Meer weten over wat wij hierin kunnen betekenen? Neem dan gerust contact op met Renate Steenvoorden

Nog eens alle tips lezen? Bekijk ze hier

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
Managing Director

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in