Transmurale gegevensuitwisseling

Vier implementatie-aandachtspunten voor een hoger gebruikspercentage!

22 juni 2021

Veel ziekenhuizen zijn de afgelopen jaren aan de slag gegaan met het digitaal uitwisselen van gegevens, met als doel om veilig en snel medische patiëntengegevens te delen tussen behandelaren. Hiervoor zijn meerdere systemen ontwikkeld, zoals XDS, XDM en Zorgplatform. Ieder systeem heeft weer een andere toepassing.

In een ideale situatie worden de systemen naast elkaar gebruikt voor het uitwisselen van (bijna) alle soorten patiëntgegevens: van radiologiebeelden en –verslagen tot informatie uit het medisch dossier. Toch merken we dat bepaalde systemen beter worden gebruikt dan andere. Een deel hiervan is te wijten aan de implementatie. Maar waar moet er dan op gelet worden bij het implementeren van transmurale gegevensuitwisseling om het gebruikspercentage zo hoog mogelijk te maken? Wij benoemen vier aandachtspunten voor u.

1. Minder werk dan het oude systeem

Bij het implementeren van een systeem voor gegevensuitwisseling is het belangrijk dat er genoeg aandacht is voor gebruiksgemak. In de zorg komt het nog altijd voor dat er een hoge administratielast wordt ervaren. Met een nieuw systeem is het wenselijk dat het aantal handelingen en administratielast wordt verminderd. Zo is het mogelijk om het aantal handelingen en klikken te verminderen en te voorkomen dat iemand informatie moet overtypen. Binnen VIPP 5 is het zelfs een vereiste dat BgZ items zonder overtypen in het eigen EPD kunnen worden opgenomen. Het liefst vervangt het gebruik van een nieuw systeem een bestaande handeling (bijvoorbeeld DVD’s branden en meegeven met de ambulance of patiënt) en vermindert het handelingen en administratielast.

2. Automatiseren en delegeren waar mogelijk

Iedere gebruiker zou met minimale training met het nieuw systeem moeten kunnen werken. Door gegevens automatisch beschikbaar te maken voor anderen om te raadplegen (in bijvoorbeeld de XDS-index of op Zorgplatform), wordt het gebruiksgemak vergroot. Dit voorkomt een extra handeling bij de gebruikers in de verwijzende instelling. Ook verkort dit de doorlooptijd van de gegevensuitwisseling, aangezien er niet gewacht hoeft te worden op een menselijke handeling. Daarnaast is het bij de implementatie belangrijk om de juiste mensen op te leiden om het systeem te gaan gebruiken; niet de zorgverlener zelf maar de secretariële ondersteuning. Zij kunnen deze handelingen uitvoeren, waardoor de administratielast voor de zorgverleners niet oploopt.

3. Notificeren op het juiste moment

De gebruiker wil zo min mogelijk zoeken naar de benodigde informatie. Indien er nieuwe gegevens beschikbaar zijn vanuit een ander ziekenhuis, kunnen de gebruikers hiervan op de hoogte worden gesteld door een notificatie. Hierbij is het belangrijk dat er wordt gekeken naar de frequentie of vorm van de notificatie. Over het algemeen is er pas behoefte aan de informatie als de patiënt voor zorg komt. Als van iedere publicatie een notificatie uitgaat, zal dit resulteren in een waterval aan notificaties die op den duur minder goed bekeken zullen worden. Hierin is het belangrijk de balans te vinden tussen zoeken naar nieuwe informatie en notificatiemoeheid.

4. Bruikbaar met beperkte gegevens en beperkte tijd

Het systeem dient ook gegevens te kunnen uitwisselen indien deze niet compleet zijn. In spoedsituaties is er bijvoorbeeld vaak sprake van ontbrekende gegevens, zoals bijvoorbeeld het BSN-nummer van de patiënt. Daarbij dient het systeem een hoge performance te hebben zodat de wachttijd voor gegevensuitwisseling slechts enkele minuten is in plaats van uren of dagen. Door zo min mogelijk menselijke schakels in de keten te hebben, wordt vertraging door menselijke factoren voorkomen. Spoedsituatie zijn vaak buiten kantoortijden waardoor secretariële en IT-ondersteuning beperkt aanwezig zijn. Hierdoor dient het systeem zo veel mogelijk geautomatiseerd en door de zorgverlener zelf gebruikt te kunnen worden.

Door bij de implementatie van transmurale gegevensuitwisseling rekening te houden bovengenoemde vier punten wordt het gebruikspercentrage vergroot. Het bespaart behandelaren namelijk veel werk en tijd en vergroot het gemak van gegevensuitwisseling. Daarnaast is het verhogen van het gebruiksgemak ook beter voor de patiënt, want zo hoeven zij niet opnieuw onderzoeken te laten doen, zelf DVD’s mee te nemen of zelf hun medisch dossier ergens op te vragen. Over het algemeen geldt in de transmurale gegevensuitwisseling: hoe meer handmatige handelingen, hoe moelijker de uitwisseling verloopt. Ieder ziekenhuis heeft zijn eigen processen en daarom zijn er geen uniforme antwoorden te geven op de vraag waar tegenaan wordt gelopen. PinkRoccade Ziekenhuizen heeft ruime ervaring met transmurale gegevensuitwisseling, voor verschillende systemen en klanten. Wilt u dat wij meedenken over de op-maat-oplossingen voor uw ziekenhuis? Of heeft u extra handen nodig bij het implementeren van een systeem? Neem hiervoor contact op met Renate Steenvoorden (Renate.Steenvoorden@PinkRoccade.nl | 0627321909).

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
Managing Director

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in