Tip 5/6: Instellen afspraakberichten per e-mail

Optimaal gebruikersgemak van uw EPD (Tip# 5/6)

6 september 2021

Het elektronisch patiëntendossier (EPD) is de ruggengraat van de informatievoorziening binnen ziekenhuizen. Er wordt door veel verschillende gebruikers een veelvoud aan informatie toegevoegd, ingezien en verwerkt. Als functioneel beheerder is het mogelijk het gebruikersgemak te verhogen door soms kleine aanpassingen die het werkproces enorm kunnen verbeteren. Behandelaren werken daardoor efficiënter en besparen tijd met bijvoorbeeld het instellen van slimme standaard teksten en PDMS-gebruikers hoeven niet in lange lijsten te zoeken met een opgeschoond PDMS.

Veel ziekenhuizen hebben vragen rondom het optimaliseren van het gebruikersgemak van het EPD om de tevredenheid van de gebruiker te verhogen. 60% van de tevredenheid over het EPD wordt bepaald door de gebruikers zelf en niet door de techniek. Daarom bundelen we onze antwoorden en ervaringen voor u in een reeks artikelen met concrete tips en handvatten voor een optimaal gebruik van het EPD HiX.

De volgende tips kunt u de komende weken verwachten:

Zes tips EPD optimalisatie PinkRoccade Ziekenhuizen

Tip 5/6: Instellen afspraakberichten per e-mail

Om de registratielast van behandelaren te verminderen hebben we in tip #1: slimme standaardteksten, in tip #2: lijstsjablonen aanbieden besproken hoe te werken met standaardteksten en lijstsjablonen en keken we in tip #3: gecombineerde orderpakketten naar nog een groot tijdbesparend onderwerp. In tip #4: gepersonaliseerde filters bespaarden we veel tijd voor beheerders en in tip 5 kijken we naar afspraakberichten per e-mail versturen.

Naast automatische uitprinten van een afspraakbericht en deze per brief te versturen is het ook mogelijk om HiX zo in te stellen dat deze berichten per e-mail worden verstuurd. Dit scheelt enorm veel tijd, geld en biedt flexibiliteit voor medewerkers om administratieve handelingen uit te voeren buiten de werkplek in het ziekenhuis. Daarnaast is het in lijn met de ambitie van veel ziekenhuizen om zo veel mogelijk digitaal en papierloos te werken om de werkdruk van het zorgpersoneel en de belasting van de backoffice te verlagen.

Wanneer gebruik je afspraakberichten?

Afspraakberichten worden gebruikt bij het maken, wijzigen of verwijderen van een afspraak in de agenda. Wanneer dit wordt gedaan verschijnt een pop-up in HiX genaamd ‘Berichtafhandeling’. Als de zorgverlener het afspraakbericht selecteert en op OK klikt, wordt deze afhankelijk van de instellingen geprint of verstuurd per e-mail of SMS.

Hoe stel je afspraakberichten per e-mail in?

De standaard bevestigingsbrief die wordt uitgeprint, wordt gemaakt op basis van de rapportdefinitie. In het menu Rapportdefinitie is het mogelijk om andere types aan te geven zoals SMS of e-mail. Op basis van specifieke parameters kan ingesteld worden wanneer een afspraakbericht per e-mail of brief wordt verstuurd. Wanneer er bijvoorbeeld geen e-mailadres bekend is, zal het afspraakbericht geprint moeten worden. Ook is de inhoud van de e-mail in de rapportdefinitie te bepalen. Zo kan er bijvoorbeeld onderscheid gemaakt worden op het type van de afspraak. Bij een telefonisch consult zal er dan bijvoorbeeld geen locatie getoond worden en kan er gekozen worden voor het tonen van een dagdeel of een exact tijdstip. Daarnaast is het ook mogelijk om bij een ziekenhuis met meerdere locaties per locatie andere informatie te vermelden. Zo zijn er talloze opties beschikbaar die per ziekenhuis op maat zijn in te stellen.

Bij implementatie van de afspraakberichten per e-mail zal het ziekenhuis keuzes moeten maken over de inhoud van het bericht m.b.t. privacyrichtlijnen. Er kan gekozen worden om per e-mail enkel beknopte informatie over de afspraak te verstrekken zoals de locatie, datum en tijd. Voor gevoeligere informatie die niet in een onbeveiligde e-mail mag worden getoond, kan de patiënt verwezen worden naar het patiëntenportaal. Indien de complete brief in de e-mail moet worden verwerkt dan dient er gewerkt te worden met een beveiligde e-mail met tweefactor-authenticatie.

Afspraakberichten per e-mail: waarom?

In deze bijzondere COVID-tijd is de behoefte aan flexibel en digitaal werken enorm toegenomen en essentieel om de groeiende zorgvraag te beantwoorden. Het instellen van de afspraakberichten per e-mail zorgt voor een reductie in papierkosten en verbruik. Bovendien biedt dit de nodige flexibiliteit aan zorgmedewerkers om administratieve handelingen buiten het ziekenhuis te kunnen uitvoeren. De patiënten worden op een veilige manier direct geïnformeerd over de gemaakte of verplaatste afspraak. In combinatie met een herinnerings-e-mail of SMS zal het aantal no shows verlaagd worden. Zo zorgen we samen voor de beste gezondheid voor iedereen en het milieu!

Optimalisatie van het EPD is een continu proces

In het voortdurend veranderende speelveld van de zorg vraagt het optimaliseren van het werken met het EPD continue aandacht. Goede kennis van de (on)mogelijkheden van het EPD draagt bij aan een beter EPD-gebruik in uw organisatie en een verlaging van de registratielast voor zorgverleners. Zo hebben zij meer tijd om de beste zorg te leveren aan hun patiënten. PinkRoccade Ziekenhuizen heeft diepgaande HiX-expertise en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Meer weten hoe wij ook uw organisatie kunnen helpen bij het optimaliseren van het gebruikersgemak van het EPD? Neem contact op met Renate Steenvoorden (Renate.Steenvoorden@PinkRoccade.nl | 06 2732 1909) of vul hieronder het contactformulier in.

Vooruitblik naar tip 6: Opschonen van het PDMS

In de volgende en laatste tip beschrijven we de voordelen van het opschonen van het PDMS. Door PDMS-gebruikers de juiste events in de juiste situaties te tonen wordt hen ontzettend veel tijd bespaard. Hoe? Stay tuned…

Als eerste de tips in je inbox? Laat hieronder je gegevens achter en wij stellen je als eerste op de hoogte!

Ja, ik wil als eerste op de hoogte zijn van de tips over het gebruikersgemak van het EPD optimaliseren!

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen informatie over EPD gebruikersgemakoptimalisatie.

Meer nieuws lezen?

Meer weten over onze dienstverlening? Hier leest u alle relevante nieuwsberichten, artikelen en ervaringen van klanten die u voor gingen.

Meer bekijken?

Blijf op de hoogte

Laat uw gegevens hieronder achter om u in te schrijven voor onze nieuwsbrief.

* Verplicht veld. Geen zorgen: uw gegevens zijn veilig. We sturen alleen als we informatie voor u hebben. Reken op maximaal 2 e-mails per maand.

“Ik sta voor u klaar”

Renate Steenvoorden
BU Manager Ziekenhuizen

Benieuwd naar ons? Bel gerust met Renate op 06 2732 1909
Of e-mail naar Renate.Steenvoorden@pinkzlc.nl
Liever teruggebeld worden? Vul dan ons terug-bel-formulier in